Register- och dataskyddsbeskrivning Fibershed Finland r.f.

1. REGISTERANSVARIG 

Fibershed Finland r.f.

2. KONTAKTPERSON SOM ANSVARAR FÖR REGISTRET 

Styrelsens ordförande Leena Pesu, leena.pesu at linenstories.fi, +358 (0) 45 105 7950

3. REGISTRETS NAMN 

Fibershed Finlands medlems- och intressentregister 

4. REGISTRERADE

I registret finns uppgifter om personer som är medlemmar i Fibershed Finland r.f. eller som anmält intresse för föreningen t.ex. genom att beställa föreningens nyhetsbrev eller genom att delta i föreningens evenemang. 

I registret kan finnas både privatpersoner och företags och dess representanter, samt egentliga medlemmar och understödande medlemmar.

5. RÄTTSLIG GRUND OCH SYFTET MED BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER 

Behandlingen av medlemmars personuppgifter baserar sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning. 

Behandlingen av andra än medlemmars uppgifter baserar sig på personens samtycke i samband med överlåtandet av personuppgifter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter  

är, utöver att uppfylla den registeransvariges lagstadgade skyldigheter, att använda kontaktuppgifterna för att informera om föreningens verksamhet. Uppgifterna kan även användas för genomförande och planering av verksamheten. I detta fall kan medlemmarna uppmanas delta i olika kartläggningar. 

6. REGISTRETS DATAINNEHÅLL 

Data som lagras i registret kan vara: 

  • personens namn
  • e-postadress
  • adress, hemort
  • telefonnummer
  • konto på sociala medier
  • organisationen där personen är verksam
  • medlemmens intressen enligt kategori
  • möjliga specialdieter när det gäller anmälan till evenemang

7. REGELRÄTTA DATAKÄLLOR 

Data som lagras i registret fås genom att personen själv överlåter informationen t.ex. i samband med anmälan till ett evenemang, beställning av nyhetsbrev eller anmälan av intresse i samband med registreringen. 

När det gäller företag eller föreningar kan den medlemsansvariga lägga till uppgifter i registret som kan fås genom offentliga källor, som t.ex. från Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) eller från föreningens eller företagets egna hemsidor.   

8. REGELRÄTT ÖVERLÅTELSE AV DATA OCH ÖVERFÖRING AV DATA UTANFÖR EU ELLER EES 

Endast i de uppgifter, som krävs för att ordna verksamhet i samarbete med en annan part, kan överlåtas. Som exempel överlåtande av nödvändig information om personer som anmält sig till ett evenemang. Endast nödvändig information överlåts och informationen som inte längre är relevant raderas. 

Den registeransvarige kan överlåta statistisk data till exempel för forskningssyfte. Data om medlemmar överförs inte till länder utanför EU/EES-området.

9. PRINCIPER FÖR REGISTRETS SKYDD 

Registret förvaras på en skyddad plats som kräver inloggning med användarnamn och lösenord, dit endast vissa personer har tillgång. Inga papperskopior görs av registret och inga säkerhetskopior av registret sparas på personliga hårddiskar. Ifall pappersdokument krävs för t.ex. registrering av evenemangsdeltagare, så förstörs dessa dokument på ett datasäkert sätt efter evenemangets genomförande.

10. VARAKTIGHET AV REGISTERINFORMATIONEN

Informationen lagras endast så länge det finns behov utgående från lagstiftning eller verksamhet som beskrivits ovan. Uppgifterna raderas om personen som uppgifterna gäller begär det.

11. BEHANDLING AV UPPGIFTER

Endast de personer inom föreningen som behöver personuppgifter för att göra sina arbetsuppgifter har tillgång till registret. Dessa personer kan vara styrelsemedlemmar i Fibershed Finland r.f. eller andra personer i föreningen som behöver uppgifterna. Alla personer som har tillgång till registret ska ha kunskap om denna dataskyddspraxis och känna till relevant GDPR-lagstiftning.

Det är möjligt att behandlingen av personuppgifterna överlåts som uppgift åt en tredje part. Detta sker i så fall genom överenskommelse om att uppgifterna behandlas sakligt och enligt rådande dataskyddsföreskrifter.

12. AUTOMATISK BESLUTSFATTANDE OCH PROFILERING

Behandlingen av uppgifterna innehåller inte automatiskt beslutsfattande eller profilering. 

I framtiden kan vi på våra hemsidor ta i användning en automatisk innehållsbearbetning utgående från tidigare besök (t.ex. språkval, innehållet som visas och rekommendationer).

13. DE REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Varje person i registret har följande rättigheter angående information:

  • granskningsrätt: rätt att granska sin information som lagras i registret och kräva korrigering av möjlig felaktig information eller komplettering av bristfällig information
  • motsättningsrätt: rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter, ifall personen upplever att uppgifterna använts på att osakligt eller olagligt sätt 
  • borttagningsrätt: rätt att be om borttagning av personuppgifter som rör denne från registret. De registrerade kan även be om begränsning av behandling av personuppgifter 
  • överföringsrätt: rätt att överföra sina uppgifter mellan olika register
  • besvärsrätt: rätt att göra en besväran till dataskyddsombudsman, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot rådande dataskyddsföreskrifter

14. KONTAKT KRING FRÅGOR OM REGISTRET

Alla frågor och förfrågningar ska göras personligen och skriftligt till den person som nämns i punkt 2 i denna beskrivning. 

15. FÖRÄNDRINGAR I DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

Ifall det görs förändringar i denna dataskyddsbeskrivning märks förändringarna i beskrivningarna med datum. Om förändringarna är väsentliga, kan vi informera om detta även på andra sätt, som t.ex. genom ett e-postmeddelande eller som en notis på hemsidan. Vi rekommenderar att de registrerade regelbundet besöker vår hemsida och noterar möjliga förändringar i beskrivningen.